Tietosuojaseloste

Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 13 mukainen henkilöstörekisteriä koskeva tietosuojaseloste, joka toimii informointina Focus Silmäsairaala Oy:n henkilöstölle heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Henkilöstörekisterillä tarkoitetaan yhtiön työnantajana keräämiä tietoja työntekijöistään. Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä kerätään, miksi ja mihin tarkoitukseen, kauanko henkilötietoja säilytetään ja ketkä saavat nähdä tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Focus Silmäsairaala Oy:n henkilöstörekisteriin ovat rekisteröityinä sellaiset henkilöt, jotka ovat tai ovat olleet työsuhteessa tai siviilipalveluksessa yhtiöön.

Henkilötietoja käytetään työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden hoitamiseen, kuten palvelussuhteen ja palkanmaksuun liittyvien asioiden hoitamiseen, työterveyshuollon järjestämiseen, työkyvyn seurantaan, työvuorosuunnitteluun ja työajan seurantaan, tilaturvallisuuden varmistamiseen sekä kulkuoikeuksien hallinnointiin.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

Henkilöstön henkilötietojen käsittely perustuu lakiin, muun muassa EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679), tietosuojalakiin (1050/2018), työsopimuslakiin (55/2001), työaikalakiin (872/2019), julkisten alojen eläkelakiin (81/2016), työtapaturma- ja ammattitautilakiin (459/2015), lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021), lakiin terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) sekä lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Henkilöstön henkilötietojen käsittely on välttämätöntä yhtiölle työnantajana työnantajan velvollisuuksien hoitamiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kuuluvat Focuksen nykyiset ja entiset työntekijät sekä muut henkilöt, joiden tietoja työnantajavelvoitteiden tai sovitun henkilöstöhallinnon toteuttamiseksi on tarpeen käsitellä. Työnhakijoiden tietoja käsitellään erillisen rekrytointiprosessin yhteydessä, ellei niitä ole perustellusti tarpeen sisällyttää tähän käsittelykokonaisuuteen.

Henkilöstöstä säilytetään vain työnantajan lakisääteisten tehtävien hoitamisen kannalta välttämättömät tiedot.

Henkilöstöstä on tiedossa nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, koulutustiedot, tilinumero, palkka- ja palvelussuhdetiedot, työaika, poissaolotiedot, kulkuoikeudet, ammattiyhdistyksen jäsenyys, esihenkilö-alaisrakenne, tiedot kehityskeskusteluista ja ennakoivan tuen yms. keskusteluista sekä lokitietoja järjestelmiin kirjautumisista. Rekisteri koostuu useista eri tietojärjestelmistä. Osa tiedoista on manuaalisesti kerättynä verkkokansioihin tai papereille, esimerkiksi kesälomalistat, näissä ei kuitenkaan käsitellä arkaluontoisia henkilötietoja. Lisäksi henkilöstöstä tallentuu kuvallista materiaalia kameravalvonnan tietoihin.

Siviilipalvelusta suorittavista henkilöistä rekisteröidään korvausten maksamiseksi tarvittavat tiedot.

Säännönmukaisina tietolähteinä henkilöstörekisterille toimivat työntekijät itse sekä esihenkilöiden, HR-henkilöstön, työterveyshuollon ja muiden ammattilaisten tekemät kirjaukset tietojärjestelmiin.

Henkilötietojen säilytys ja suojaus

Tietojen säilytyksessä huomioidaan lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi. Näitä suojakeinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus ja valvonta, kulunvalvonta, käyttöoikeuksien myöntäminen vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa sekä säännöllinen riskienhallinnan arviointi.

Rekisterin tietoja käsittelevät yhtiön työntekijät ja henkilötietojen käsittelijän työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Kaikki tietoja käsittelevät perehdytetään henkilötietojen käsittelyyn ja tietoja ylläpidetään säännöllisissä tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa.

Henkilötietojen luovutus

Yhtiö luovuttaa henkilöstön tietoja eteenpäin vain, kun siihen on lakisääteinen työnantajan velvoite. Tallaisia tilanteita ovat esimerkiksi ilmoitukset eläkevakuutusyhtiölle, ammattiyhdistysten jäsenmaksujen tilitys, palkanmaksutiedot pankeille sekä muut lakisääteiset tietojen luovutukset.

Henkilötietojen tarkastus- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä ja miten hänen henkilötietojaan käsitellään. Korjausta tai tietojen tarkastusta voi pyytää Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen HR-tuesta, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä, sähköpostiosoite: hr-tuki@hyvaep.fi. Rekisterinpitäjä päättää tarkastuksen toteuttamisesta tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15 artiklan mukaisesti. Rekisterinpito perustuu lakiin.

Palkanmaksuun ja muuhun lakisääteiseen säilytysvelvollisuuteen perustuvaa tietoa ei voi pyytää poistamaan.

Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Yhtiö ei pääsääntöisesti siirrä tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. Joitain tietoja saatetaan luovuttaa ohjelmistontoimittajien toimesta EU-/ETA-maiden ulkopuolelle.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Focus Silmäsairaala Oy

Y-tunnus: 3612976-2

Postiosoite: Hanneksenrinne 7, 60220 Seinäjoki

Henkilöstörekisterin vastuuhenkilö: toimitusjohtaja Tommi Niemi, tommi.niemi@hyvaep.fi

Focus Silmäsairaala Oy:n Tietosuojavastaava: Samuli Tevameri, samuli.tevameri@hyvaep.fi

Henkilötietojen käsittelijä

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue (HYVAEP)

Y-tunnus: 3221323-8